輕便，簡(jiǎn)潔，靈活，沒(méi)有短板，這就是我用它的理由。
下面是總結(jié)的幾款工具，希望大家找到最適合自己的情景和方式，來(lái)更好地管理自己的生活。
1.MyLifeOrganized
對(duì)這款工具，我蠻有感情。因?yàn)?，這是我三四年前，還在上班時(shí)，主力使用的工具。
那陣子，手頭上常常有好幾個(gè)項(xiàng)目，有的進(jìn)度跨越好幾個(gè)月，千頭萬(wàn)緒，需要各種跟進(jìn)和盯緊，滴答清單就有些不夠用了。于是，就換用了這款工具，MLO。
可以說(shuō)，它是 Windows 平臺(tái)上，功能最強(qiáng)大的管理工具，也是完全按照 GTD 的理念設(shè)計(jì)的工具。
用 Mac 的朋友，對(duì) OmniFocus 可能不會(huì)陌生 —— MLO 就是對(duì)標(biāo) OF，功能上非常相似，只不過(guò)是兩個(gè)不同的系統(tǒng)平臺(tái)。
話不多說(shuō)：MLO（以及OF）最強(qiáng)大的地方，在于完全100%靈活的情景過(guò)濾箱設(shè)置。
什么意思呢？
簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)：在 MLO 中，我可以給每一項(xiàng)任務(wù)，設(shè)置緊急性、重要性、情景、標(biāo)簽、負(fù)責(zé)人、星標(biāo)、完成程度……等諸多參數(shù)，然后，再用一個(gè)函數(shù)功能，把符合要求的所有項(xiàng)目列出來(lái)，呈現(xiàn)在我面前。
舉個(gè)例子：
我手頭上有三個(gè)項(xiàng)目（Project），每個(gè)項(xiàng)目都有十來(lái)項(xiàng)工作，有的進(jìn)展到階段1，有的進(jìn)展到階段2、階段3……我每天上班時(shí)，需要知道：有哪些工作還處于階段1，需要我去跟進(jìn)和催促，該怎么辦呢？
我新建一個(gè)視圖面板，用函數(shù)功能，要求羅列出「三個(gè)項(xiàng)目下所有處于階段1的工作」，保存，就行了。
這樣，以后每次到公司，直接點(diǎn)擊這個(gè)面板，我就能看到所有處于階段1的工作，可以立刻有條不紊地去把控。
這就是一種「過(guò)濾」用法。這個(gè)面板就是「過(guò)濾箱」。
類似的用法還有非常多，只要你能想到，基本都可以實(shí)現(xiàn)。
比如：為「電腦」「手機(jī)」「外出」等情景設(shè)置過(guò)濾箱。這樣，當(dāng)你在通勤路上時(shí)，打開(kāi)對(duì)應(yīng)的「手機(jī)」過(guò)濾箱，就可以看到適合在「手機(jī)」情境下處理的事情。
當(dāng)你拜訪客戶時(shí)，打開(kāi)「外出」過(guò)濾箱，就能夠看到需要一并在外面處理的事情。
諸如此類。
當(dāng)然，這個(gè)功能，現(xiàn)在滴答清單也有了，只是還沒(méi)有 MLO 這么智能和全面。
話說(shuō)回來(lái)，MLO 也有很明顯的缺點(diǎn)。
1）價(jià)格高昂
MLO是按年收費(fèi)。每年的授權(quán)費(fèi)是200多塊人民幣，而且，網(wǎng)絡(luò)同步功能需要另外付費(fèi)，否則就只能在一臺(tái)電腦上使用。
另外，每次 MLO 更新大版本，都需要重新付費(fèi)購(gòu)買(mǎi)，當(dāng)然有一定的折扣。
最近剛好更新到了 5.0，官網(wǎng)的政策是2017年1月后購(gòu)買(mǎi)的用戶，可以免費(fèi)升級(jí)，其他用戶需要付費(fèi)。中國(guó)地區(qū)有優(yōu)惠。
2）網(wǎng)絡(luò)連接有問(wèn)題
由于眾所周知的原因，MLO 的網(wǎng)絡(luò)同步并不通暢，必須時(shí)刻掛著代理，這又是一筆費(fèi)用和麻煩。
3）移動(dòng)端體驗(yàn)一般
這是絕大多數(shù) GTD 工具的通?。阂苿?dòng)端操作非常繁瑣，不近人情。MLO 也不例外。這也是令我最終放棄它的最大原因。
適合：主力用電腦工作，事務(wù)繁多的管理人員
2. Nozbe
很少有工具，能令我剛上手時(shí)，就直觀地感受到「這是一個(gè)專業(yè)團(tuán)隊(duì)做出來(lái)的」—— 但 Nozbe 做到了。
測(cè)試這款工具的時(shí)候，各種熨帖的設(shè)計(jì)、細(xì)節(jié)、功能，不斷令我感覺(jué)到：作者一定也是一個(gè)，對(duì)時(shí)間管理和任務(wù)管理頗有心得的專家，因?yàn)樗脑O(shè)計(jì)太「跟手」了。
舉個(gè)最簡(jiǎn)單的例子：
絕大多數(shù)任務(wù)管理工具的視圖面板，都嚴(yán)格按照時(shí)間來(lái)設(shè)置：今天，明天，以后（someday）等等 —— 這其實(shí)不怎么科學(xué)。
比如：我現(xiàn)在手上有個(gè)重要的任務(wù)，下周一要交，但是它特別重要，那么，我應(yīng)該為它分配到哪一天呢？今天？下周一？還是今天到下周一之間的每一天？
傳統(tǒng)的工具很難處理這種問(wèn)題，但 Nozbe 做得很好：它的默認(rèn)視圖是「優(yōu)先」（也就是星標(biāo)）：任何任務(wù)，不管它隸屬于哪個(gè)項(xiàng)目、哪一天，只要你覺(jué)得它是重要的，需要處理，點(diǎn)一下星標(biāo)，它就會(huì)在這里出現(xiàn)。
然后，只需打開(kāi) Nozbe，在默認(rèn)的視圖里，你就會(huì)看到所有這些你標(biāo)了「優(yōu)先」的任務(wù)，可以完全專注去處理它們。
這是一種非常適合聚焦的做法。手頭上有許多重要任務(wù)的人，一定會(huì)理解這個(gè)痛點(diǎn)。
不止如此，Nozbe 也提供了項(xiàng)目、團(tuán)隊(duì)的設(shè)置 —— 你完全可以用它兼任一部分的項(xiàng)目管理工作。這對(duì)于小團(tuán)隊(duì)來(lái)說(shuō)，尤其高效。
另一個(gè)很贊的點(diǎn)，在于：Nozbe 是基于網(wǎng)頁(yè)的，無(wú)論你用電腦訪問(wèn)，還是用手機(jī)，本質(zhì)上都是訪問(wèn)同一個(gè)東西，只是做了適配。這就很適合多平臺(tái)。
這里要吐槽一點(diǎn)：
很多工具標(biāo)榜自己是「高效任務(wù)管理」，但只提供移動(dòng)端APP，連網(wǎng)頁(yè)端都沒(méi)有 —— 這算什么高效任務(wù)管理呢？有多少人會(huì)用手機(jī)完成100%的生產(chǎn)力工作？還是說(shuō)工作時(shí)，電腦邊同步放一個(gè)手機(jī)，做完一項(xiàng)，再到手機(jī)上勾掉一項(xiàng)？
至少，在手機(jī)能取代電腦之前，不能跨平臺(tái)的工具（尤其是只有APP的工具），基本都是玩具。
當(dāng)然，Nozbe 的缺點(diǎn)也是一樣的：價(jià)格昂貴，以及連接上稍微不是那么流暢。
它最便宜的模式是每月48元，比起 MLO 還要貴一些。
適合：自由職業(yè)者，個(gè)人小型工作室。
3. ToodleDo
這是一款很有意思的工具。
它想做一個(gè)很有野心的事情：集成了五合一的功能，完全成為你生活的管家。
哪五合一呢？任務(wù)管理，筆記，大綱，清單，習(xí)慣和目標(biāo)管理。這就使得「一站式」工作管理成為可能。試想：
工作時(shí)，打開(kāi) TodoList，處理任務(wù)。
一邊做著，一邊把任務(wù)過(guò)程中的要點(diǎn)、Tips，記錄到筆記欄里面。
突然，需要草擬一個(gè)方案（或報(bào)告），打開(kāi)大綱欄，直接寫(xiě)起來(lái)。
寫(xiě)完報(bào)告，需要收集一些素材，打開(kāi)清單欄，新建一個(gè)項(xiàng)目，把收集到的資料一條條記錄上去。
最后，下班回到家了，打開(kāi)目標(biāo)管理，發(fā)現(xiàn)今天還有100頁(yè)書(shū)沒(méi)看，趕緊行動(dòng)起來(lái)。
這就是一個(gè)典型的使用場(chǎng)景。也是 ToodleDo 希望幫助你做到的事情。
不得不說(shuō)，ToodleDo 的功能是非常強(qiáng)大的：
時(shí)間管理方面，各種參數(shù)、設(shè)置、文件夾，該有的基本都有；
筆記系統(tǒng)，用起來(lái)很順手，搜索功能也很強(qiáng)；
清單系統(tǒng)，自定義非常靈活，可以設(shè)置星級(jí)、打分等各種格式的單元格，還支撐篩選和搜索功能……
但是，用起來(lái)，總會(huì)有一種樣樣俱全，但每一樣都缺了點(diǎn)東西的感覺(jué)。
記錄靈感和備忘錄吧，它沒(méi)法貼圖；
收集素材吧，操作又太繁瑣，不夠自然；
大綱功能是不錯(cuò)，可又沒(méi)辦法跟筆記和清單聯(lián)動(dòng)；
所以，用了一陣子，最終還是棄掉了。當(dāng)然，它的優(yōu)點(diǎn)也很明顯：完全免費(fèi)；全網(wǎng)頁(yè)訪問(wèn)；連接速度還可以……
適合：喜歡一站式平臺(tái)、大而全功能的人。
4. Notion
我不止一次推薦過(guò)這款工具。這絕對(duì)是我這幾年以來(lái)，見(jiàn)過(guò)的，最具震撼力和突破性的軟件。
它已經(jīng)不是單純的筆記工具或時(shí)間管理工具了—— 你很難用一個(gè)標(biāo)簽去定義它，因?yàn)樗哪Ｊ椒浅Ｐ路f。
簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，它的思路是這樣的：事先定義了各種「部件」，比如單選框、標(biāo)題、子標(biāo)題、注釋、鏈接、文件、引用……
這些不同的內(nèi)容格式，在 Notion 看來(lái)，就是一個(gè)個(gè)「部件」。你可以用它們來(lái)承載相對(duì)應(yīng)的內(nèi)容。
然后，再通過(guò)把不同的部件進(jìn)行組合，像搭積木一樣，搭建出自己的一整個(gè)頁(yè)面和系統(tǒng)。
想做一個(gè)讀書(shū)筆記模板？想收集影評(píng)和打分？想記錄自己的愿望和財(cái)務(wù)儲(chǔ)蓄？想管理好時(shí)間、任務(wù)和團(tuán)隊(duì)協(xié)作？統(tǒng)統(tǒng)沒(méi)問(wèn)題。
基本上，只要你想到的東西，都可以用這些積木「堆」起來(lái)，讓它成為你專屬的模板。
比起 Excel，它的自定義更靈活，多媒體功能更強(qiáng) —— 你可以把不同部件，拼接成更大的部件，再拼接成更大一級(jí)的部件、頁(yè)面模板……在不同的場(chǎng)合應(yīng)用。并且，附加鏈接和附件，都不是問(wèn)題。
可以說(shuō)，在靈活性和自定義方面，它幾乎做到了極致。
因此，它剛出來(lái)的時(shí)候，我就感覺(jué)，這個(gè)模式將會(huì)大放異彩。
不過(guò)，缺點(diǎn)也很明顯：它對(duì)新人不太友好，不適合喜歡簡(jiǎn)潔、輕便的用戶。你必須先去折騰它，打造出自己的一套模式，用起來(lái)才會(huì)更高效。
另外，稍稍有點(diǎn)略顯臃腫了。國(guó)內(nèi)的連接也不方便，需要掛代理。
適合：喜歡鼓搗新事物，需要高度靈活性的用戶。
5. 其他
最后，再推薦幾款體驗(yàn)還不錯(cuò)的工具，作為補(bǔ)充吧。
Todoist：整體非常接近滴答清單，輕便簡(jiǎn)潔，顏值高。操作非常便捷，樹(shù)形視圖很贊，但UI的信息密度有些低。
Remember The Milk：非常老牌的工具，跟滴答清單、Todoist是一類的，操作上只有細(xì)節(jié)的區(qū)別?？梢栽囋?。
Trello：高度自定義的協(xié)作工具，更適合用來(lái)做團(tuán)隊(duì)溝通協(xié)作，個(gè)人用也未嘗不可，但不是特別方便。
印象筆記：這是我的主力知識(shí)庫(kù)。用來(lái)做時(shí)間管理也可以，但任務(wù)一多起來(lái)，就不是很方便了。
最后，如果你是純蘋(píng)果用戶，輕便的選擇也可以考慮用Bear，重度的方案則用 OmniFocus。
當(dāng)然，工具始終只是工具，關(guān)于如何應(yīng)用的方法論、技巧，后面也會(huì)繼續(xù)分享。
希望能給你一些啟發(fā)。
