前一篇已經(jīng)把推薦參考的排版設(shè)置整理給大家了，完全拿來即用的程度，本篇將繼續(xù)深入標書制作的Word排版小技巧。說到Word使用大家再熟悉不過，而小白和大神最明顯的區(qū)別在于“效率”，其中有很多隱藏技能常用于編制標書，簡直不要太好用，今天標博士帶你沉浸式感受一下。

01 快速選中文字

★★★ 常應(yīng)用于招標文件解析 標記重點

鼠標放在左側(cè)頁邊距：單擊可選中整行文字；雙擊可選中整段文字；三擊可選中整篇文字（全選一般習(xí)慣使用快捷鍵Ctrl + A)。

按住Ctrl（Command）鍵再點擊文字，可選中不連續(xù)的多個文字；按住Alt（Option）鍵再點選文字，可選中矩形區(qū)域內(nèi)不同行的文字。

按住Shift鍵再點選另外一個位置，可以選中光標間的所有文字。

02 快捷使用格式刷

★★★ 常應(yīng)用于大綱級別標題外的特殊格式

眾所周知，Ctrl + C是復(fù)制，Ctrl + V是粘貼。

→ 快捷格式刷如下：

鍵盤流 Ctrl + Shift + C 完成 復(fù)制格式，Ctrl + Shift + V 完成 粘貼格式。

如果習(xí)慣鼠標流，可以直接點擊格式刷。

→ 連續(xù)多次使用格式刷如下：

雙擊格式刷可以記住格式，連續(xù)對多段文字內(nèi)容進行格式設(shè)置，按ESC鍵或者鼠標再點擊一下格式刷，即可解除格式刷記憶。

03 表格跨頁生成表頭

★★★★ 常應(yīng)用于設(shè)備儀器表/報價表等 多頁大表

如果Word中插入的表格較長，會有跨頁的情況，這時候需要在每一頁自動生成表頭。

操作技巧：選中表頭 – 表格工具 -【布局】-【數(shù)據(jù)】-【重復(fù)標題行】。

04 快速換頁

★★★ 常應(yīng)用于以標題劃分章節(jié) 增刪內(nèi)容無影響

鼠標流：插入分頁符；

鍵盤流：Ctrl + 回車；

操作技巧：在需要換頁編寫新章節(jié)時不要直接回車到下一頁，若前面內(nèi)容改動會對后面造成影響，而以上兩種換頁方法均不會受到影響。

注意：?如果要將正文與目錄真正分隔開，不能用分頁符，而應(yīng)是分節(jié)符。

05 調(diào)整編號與文本間距

★★★ 常應(yīng)用于序號列表的排版美觀

Word中常出現(xiàn)編號與正文之間過大的間隔距離，由于自動編號苦于無法調(diào)整？

操作技巧一：只需拖拽標尺上的縮進工具就可以輕松解決；

操作技巧二：選擇編號，右鍵 -【項目符號和編號】-【自定義】- 可調(diào)整編號及文字位置；或（WPS）右鍵 -【調(diào)整列表縮進】- 可調(diào)整編號及文字位置；或通常在【編號之后】下拉框中選擇【無特別標示】，單擊“確定”即可。

06 多文檔快速比對

★★★★ 常應(yīng)用于多份標書文件的比對

在沒有開修訂功能的情況下修改了文檔，可以使用比較文檔功能完成修改內(nèi)容的比對。

操作技巧：打開【審閱】-【比較】-【比較文檔】- 設(shè)置原文檔和新文檔，然后Word就會自動比較并用修訂功能標出所有的不同。

07 同一文檔分屏對照

★★★★ 常應(yīng)用于文件內(nèi)對照標書要求參考等

標書文件通常為長文檔，常常需要來回滾動鼠標滑輪或界面右側(cè)的滾動條，對照參考文檔內(nèi)容，如此反復(fù)，非常麻煩。

操作技巧：點擊【視圖】-【窗口】-【拆分】，將文檔分為上下兩個窗口，進行獨立滾動，而不再需要來回折騰。

08 快速“查找”定位

★★★ 常應(yīng)用于定位標書中的某些關(guān)鍵詞

操作技巧：點擊【開始】-【編輯】-【查找】按鈕或快捷鍵Ctrl+F，打開“導(dǎo)航”對話框，輸入關(guān)鍵詞條，即可快速查找并定位詞條位置，節(jié)省大量時間。

09 交叉引用

★★★★ 常應(yīng)用于標書的評標定位 如評分表等

首先確定插入點：在合適的位置輸入“需要定位的內(nèi)容/標題”字樣，然后依次單擊【插入】-【引用】-【交叉引用】菜單命令。

選擇引用內(nèi)容：在打開的【交叉引用】對話框中，選擇【引用類型】和【引用內(nèi)容】，設(shè)置后選擇定位內(nèi)容，最后依次單擊【插入/關(guān)閉】按鈕即可建立引用。

腳注、尾注同樣操作，先插入，后引用。

10 Word快速截圖

★★★ 常應(yīng)用于標書中實時查詢類素材截圖

標書中常有實時查詢類素材無法調(diào)取既往素材，我們通常借助第三方軟件截取、保存、再插入文檔，而Word自帶的截屏功能往往被忽略了。

操作技巧：點擊【插入】-【屏幕截圖】按鈕，在“可用的視窗”中選擇桌面現(xiàn)有的窗口截圖或者單擊“屏幕剪輯”進行屏幕截取。

11 圖文混合排版

★★★★ 常應(yīng)用于方案附注解 多圖文內(nèi)容排版

操作技巧：圖片格式采用嵌入式，并居中設(shè)置。如需對文本內(nèi)容附注說明，不要用襯于文字上方、下方、文字中間（特別是低版本的Word）等這樣的格式。這種情況可以利用表格，將圖片插入表格所需要的位置，再將表格的邊線設(shè)為無即可。

12 添加文檔封面

★★★ 常應(yīng)用于需要打印裝訂的標書文件

操作技巧：如果需要打印，我們需要在封面后面插入一個空白頁當作封二，避免裝訂的時候目錄頁直接裝訂在封面背后。

該文首發(fā)于訂閱號“標書制作那點事”，歡迎大家關(guān)注。