工作流基本概念: 什么是工作流？

工作流：兩個或兩個以上的人，為了共同的目標(biāo)，連續(xù)的以串行或并行的方式去完成某一業(yè)務(wù)。

業(yè)務(wù)：工作流所指業(yè)務(wù)涵蓋了與經(jīng)營相關(guān)的活動

　　串行或并行：業(yè)務(wù)中的步驟也許以一步接著一步的方式進(jìn)行，我們稱之為串行；或者由不同的人或組合根據(jù)不同的情況處理，我們稱之為并行。

　　兩個或兩個以上的人：如工作流的名稱所表達(dá)的含義，一個人處理的業(yè)務(wù)不稱其為工作流，只有任務(wù)從一個人”流”向另一個人的時候，才有工作流。

　　共同的目標(biāo)：個體參與工作流必須是為了同一個工作目標(biāo)。如果個體處于兩個相互獨立的項目之中，不會產(chǎn)生工作流。

　　由于上述定義也許包含了物質(zhì)生產(chǎn)和產(chǎn)品，所以我們以”業(yè)務(wù)工作流”來強(qiáng)調(diào)所討論的不僅僅是制造業(yè)，而是業(yè)務(wù)的自動化。

將工作進(jìn)程結(jié)構(gòu)化，創(chuàng)建工作流過程如下：

定義一個工作團(tuán)隊需要同時受業(yè)務(wù)規(guī)則控制的活動或任務(wù)。

　　將該任務(wù)細(xì)分為”子任務(wù)”，又稱”步驟”。每一步驟代表一個人或邏輯上不可或卻的事項。一個任務(wù)可以多種不同方式進(jìn)行細(xì)分。如何將業(yè)務(wù)細(xì)分為最合理的步驟需要良好的業(yè)務(wù)判斷能力。

　　考慮每個步驟的工作分配。即該步驟所定義的功能及所需的技能與參與該步驟的人是否匹配。

　　考慮所有被用來完成任務(wù)的外部應(yīng)用程序，是否有能被自動化的手工步驟，從而成為工作流的一部分。

　　注意步驟之間的先后次序。

　　如部分步驟是基于條件的，那就需要根據(jù)條件的不同區(qū)分不同的步驟。

　　畫出流程圖，定義各個步驟的職能和參與者。

　　創(chuàng)建完成子任務(wù)的各個步驟的表格、文件和詳細(xì)指示。

　　如你所見，工作流包括序列化的步驟和進(jìn)程。任務(wù)按實現(xiàn)規(guī)定的規(guī)則和條件從一個步驟”流”向另一個步驟。

工作流的問題

　　在工作流自動化出現(xiàn)以前，所有的工作流都是通過手工實現(xiàn)的。較典型的是某項任務(wù)中的步驟要求參與者批閱文檔或表格組成的文件。完成批閱及填寫完表格中的相關(guān)內(nèi)容后，文件被人工地傳到下一步的執(zhí)行者。需要對進(jìn)程的參與者進(jìn)行關(guān)于進(jìn)程路由的培訓(xùn)，否則文件就會留在文件夾里得不到處理。對任務(wù)執(zhí)行情況的監(jiān)控必須四處打聽究竟完成到了哪一步。沒有簡單的方法去了解任務(wù)是否拖延或文件是否丟失，也無法了解這種流程的成本到底是多少。手工工作流的處理方法存在如下的問題：

　　高度依賴紙張

　　勞動強(qiáng)度大

　　流程不嚴(yán)密，任務(wù)執(zhí)行不易貫徹

　　無法對流程的過程進(jìn)行監(jiān)控

　　無法度量進(jìn)程時間和統(tǒng)計進(jìn)程的成本

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工作流基本概念: 工作流的圖形化

工作流產(chǎn)品提供一種圖形化的方法來描述和實現(xiàn)工作流進(jìn)程。進(jìn)程的每個步驟以一個圖形化的圖標(biāo)來表示。通過對這些圖標(biāo)的連接，設(shè)計者就能夠描述步驟之間的關(guān)系及路由。對每個步驟而言，設(shè)計者能夠指定該步驟用戶參與進(jìn)程的界面和所需完成的任務(wù)所需的電子表格。

　　接下來我們以月度業(yè)務(wù)報告的自動化進(jìn)程為例。報告由一個包括累計實現(xiàn)利潤, 利潤預(yù)期, 以及新訂單登記的計劃修改，稅前利潤等要素構(gòu)成的表格以及一個將這些要素與年度計劃對比的圖表組成，進(jìn)程必須遵照如下規(guī)則：

　　報告是月度更新的；

　　當(dāng)前訂單由訂單登錄管理員負(fù)責(zé)填寫；

　　下月度訂單由產(chǎn)品經(jīng)理負(fù)責(zé)在產(chǎn)品A和B各自的國內(nèi)銷售狀況的基礎(chǔ)上進(jìn)行預(yù)測, 由出口銷售經(jīng)理預(yù)　　測所有產(chǎn)品國際市場的銷售；

　　利潤預(yù)測由生產(chǎn)經(jīng)理在當(dāng)前在程生產(chǎn)和預(yù)計訂單的基礎(chǔ)上完成；

　　當(dāng)期稅前收益和稅前收益預(yù)測由控制者根據(jù)當(dāng)期收益及收益預(yù)測填寫；

　　當(dāng)期收益及收益預(yù)測保存在一份Excel的擴(kuò)展表格中，該表格也用于生成表格式的報告及圖表。

該進(jìn)程包括了如下步驟：

步驟1：周期性初始化。該步驟在每月第一天自動啟動進(jìn)程。

步驟2：讀取上一個周期的數(shù)據(jù)。該步驟其實是一個被”訓(xùn)練”用于讀取上周期實際收益和預(yù)期收益的Flobot（工作流機(jī)器人）。

步驟3：當(dāng)前記錄。在本步驟內(nèi)訂單登錄管理員將當(dāng)月訂單情況填寫完整。

步驟4,5,6：訂單預(yù)測。這三步–產(chǎn)品經(jīng)理對A，B產(chǎn)品的國內(nèi)銷售量預(yù)測及出口銷售經(jīng)理對海外市場的預(yù)測平行執(zhí)行。

步驟7：收入預(yù)測。本步驟只有在4,5,6三步完成后方可執(zhí)行。在本步驟內(nèi)生產(chǎn)經(jīng)理在當(dāng)前在程生產(chǎn)和預(yù)計訂單的基礎(chǔ)上對當(dāng)年剩余每個月度的利潤作出預(yù)計。

步驟8：稅前收益預(yù)測。Controller 將作出基于前面步驟得到的收益結(jié)果計算得到的剩下每個月的稅前收益預(yù)測。

步驟9：數(shù)據(jù)更新和報告。在這一步驟中Flobot重新得到應(yīng)用，被”訓(xùn)練”用于將進(jìn)程中采集來的數(shù)據(jù)更新擴(kuò)展表格。除了更新數(shù)據(jù)，還能運(yùn)行Excel宏，用于打印供散發(fā)的圖表等資料。

步驟10：結(jié)束。用于表示程序終止的必要環(huán)節(jié)。

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工作流基本概念: 工作流解決方案與傳統(tǒng)管理軟件的關(guān)系

傳統(tǒng)的管理軟件注重解決企業(yè)應(yīng)用層現(xiàn)存的問題（例如提高企業(yè)的資源配置率或提高單一員工的生產(chǎn)效率）。例如：EXCEL可以提高員工畫表格的效率、財務(wù)軟件可以規(guī)范財務(wù)人員的工作并提高帳目查詢的效率、CRM可以規(guī)范客戶管理從而使客戶資源掌握在公司手中而不是被一部分業(yè)務(wù)人員把持并提高客戶響應(yīng)時間、ERP解決的是如何配置企業(yè)資源：使企業(yè)的人力資源、財力資源和物資資源能夠根據(jù)業(yè)務(wù)的需求實現(xiàn)最大化配置。

workflow關(guān)注的是如何縮短流程閑置時間，從而提高企業(yè)的業(yè)務(wù)處理能力并使企業(yè)能夠關(guān)注于真正對企業(yè)有意義的增值業(yè)務(wù)上。從建立企業(yè)神經(jīng)系統(tǒng)的角度也許更能理解兩者的區(qū)別。

傳統(tǒng)軟件不能解決工作流的問題，例如ERP關(guān)注的是企業(yè)的資源配置，但不可能解決資源傳輸過程中的損耗和降低傳輸（流程）的成本；同樣workflow也不能完全解決傳統(tǒng)管理軟件所能解決的問題，例如對生產(chǎn)管理的MRP系統(tǒng)所能解決的生產(chǎn)過程控制通過workflow很難實現(xiàn)。

但一個好的傳統(tǒng)軟件如果希望能自動化地在整個企業(yè)中應(yīng)用起來，必須有一個強(qiáng)大的邏輯層，用以解決信息傳遞的邏輯判斷和自動流轉(zhuǎn)，這個時候就需要workflow的平臺。

所以說：

1。workflow和傳統(tǒng)管理軟件不是同一種軟件，不具可比性；

2。workflow對于已經(jīng)有傳統(tǒng)管理軟件的企業(yè)的作用非常明顯，可以籍此平臺整合企業(yè)的各種應(yīng)用系統(tǒng)，使之成為一個完整的企業(yè)級應(yīng)用，也就是通常所說的EAI。

3。具備workflow功能的管理軟件（workflow與傳統(tǒng)管理軟件的結(jié)合）對于傳統(tǒng)管理軟件有絕對的優(yōu)勢；

4。workflow可以根據(jù)企業(yè)的需要開發(fā)解決信息傳遞問題的流程以及幫助企業(yè)開發(fā)與現(xiàn)有應(yīng)用系統(tǒng)的接口

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工作流基本概念: 工作流的自動化

個人電腦的普及，網(wǎng)絡(luò)和電子郵件的廣泛應(yīng)用使工作流的自動化成為可能。電腦軟件提供了智能電子表格替代紙張表格的有效方法；數(shù)據(jù)庫為大量過去存儲在文件柜里的數(shù)據(jù)提供了存儲空間；網(wǎng)絡(luò)促生了電子郵件，提供了快速高效傳遞信息的方法；計算機(jī)與生俱來的計算能力提供了事實上無窮無盡的控制、管理和測度工作流進(jìn)程。

工作流自動化的意義

減少滯后時間

　　很多業(yè)務(wù)進(jìn)程遵循90/10規(guī)則：典型的業(yè)務(wù)進(jìn)程有90%的時間是”滯后”的。時間都被消耗在了任務(wù)的閑置、排隊等待、發(fā)送過程及狀況追蹤上了。這些時間都被白白浪費(fèi)掉了，對業(yè)務(wù)而言是無價值的。只有10%左右的時間被用于”進(jìn)程處理”。生產(chǎn)力控制軟件有助于降低進(jìn)程處理的時間。然而，即使進(jìn)程處理時間降低了50%，對整個進(jìn)程時間的影響也只有5%。工作流自動化瞄準(zhǔn)的是滯后時間。如果滯后時間減少50%，整個進(jìn)程時間就能減少45%。這就是工作流自動化為什么是互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)時代提高企業(yè)工作效率的關(guān)鍵。

提高生產(chǎn)率——可通過下述方式提高生產(chǎn)率

　　通過集中處理任務(wù)（客戶端）減少任務(wù)時間；

　　減少紙張工作和紙張的傳遞；

　　加速信息流并通過連接數(shù)據(jù)庫電子表單的方式減少出錯；

　　根據(jù)業(yè)務(wù)邏輯關(guān)系自動計算和傳遞數(shù)據(jù)給需要數(shù)據(jù)的人；

　　追蹤并組織所有的任務(wù)及所有參與工作流進(jìn)程的個體，如任務(wù)處理延遲，則會自動發(fā)出提醒；

　　報告和文檔自動更新；

　　減少對文書人員的依賴并最大限度地釋放現(xiàn)有資源；

　　重點處理增值業(yè)務(wù)–增值業(yè)務(wù)是現(xiàn)代組織的心臟。所有企業(yè)應(yīng)當(dāng)重點處理的是那些和企業(yè)方向相關(guān)的業(yè)務(wù)，以及如何優(yōu)化這些流程使之具備競爭優(yōu)勢。

追蹤業(yè)務(wù)進(jìn)程

　　通過工作流自動化的軟件，可以實現(xiàn)以圖形化的方式對業(yè)務(wù)進(jìn)程追蹤，而不再需要通過電話、貼標(biāo)簽或其它的手工方式來確定例如采購訂單、索引需求等等流程到底進(jìn)行到了哪一步。

監(jiān)測效率

　　如果無法對重要的工作流程進(jìn)行監(jiān)測，就無從談及控制和提升。有些工作流自動化系統(tǒng)提供每一個流程的統(tǒng)計信息，包括了每一個步驟的時間和成本。通過這一功能，就有可能非常方便地實現(xiàn)流程的最優(yōu)效果。

減少紙張消耗

　　很多公司每年花費(fèi)在打印報表和復(fù)印上的辦公紙張消耗費(fèi)用動則數(shù)萬元。而通過工作流自動化的改造能向”無紙辦公”時代邁出堅實的一大步。而使原有表單的電子化，企業(yè)又可以節(jié)約很大一部分打印和存儲的費(fèi)用。北美的Winbond Electronics Corporation通過應(yīng)用工作流自動化平臺，短短四個月減少了70%的紙張消耗，大大節(jié)約了開銷。

工作流自動化的主要成分

　　工作流自動化如今成了管理的一句時髦話。市面上也有很多號稱能激活工作流的自動化產(chǎn)品。只要他們的應(yīng)用程序支持基本的E-mail功能，賣主就會隨意地把”激活工作流”作為標(biāo)簽貼在產(chǎn)品上。然而，這類產(chǎn)品和真正工作流自動化軟件之間的差別就如同寫字版和Word之間的差別。我們相信，應(yīng)用程序只有具備了下列主要特征，才能稱其為工作流自動化解決方案：

　　能夠畫出工作流程圖，當(dāng)然以圖形化界面設(shè)計的為佳；

　　能為每個步驟設(shè)計電子表格；

　　能將外部應(yīng)用程序結(jié)合為工作流自動化的一部分；

　　能與電子表格及企業(yè)數(shù)據(jù)庫相連接；

　　能設(shè)計基于復(fù)雜業(yè)務(wù)規(guī)則的條件型路由的工作流程圖，最好無須編程；

　　能根據(jù)功能、用戶名稱或上下級關(guān)系按規(guī)則傳遞信息；

　　能夠監(jiān)控工作流執(zhí)行狀況；

　　能夠?qū)ぷ髁鬟M(jìn)行調(diào)節(jié)；

　　能夠模擬并測試工作流的行為；

　　工作流的應(yīng)用必須支持多用戶并具高度可靠性；

　　工作流的應(yīng)用必須支持內(nèi)部網(wǎng)或英特網(wǎng)及跨多種平臺。

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工作流基本概念: 工作流自動化并不復(fù)雜

因為下述幾個原因，工作流自動化業(yè)界有”適合處理復(fù)雜業(yè)務(wù)流程”的名聲。

1．常規(guī)工作流自動化軟件包及其部署相當(dāng)昂貴。通常，伴隨產(chǎn)品的是長時期的咨詢關(guān)系。所以為了非常簡單的業(yè)務(wù)流程購買和部署軟件是被不被采納的。這些軟件通常只被用于復(fù)雜、關(guān)鍵和控制成本相對較高而工作流自動化帶來的效益明顯的量產(chǎn)型工作流應(yīng)用。因此經(jīng)銷商和用戶都會不自覺地關(guān)注于將復(fù)雜的業(yè)務(wù)問題自動化。

2．處于類似原因，工作流研究人士首先會關(guān)注解決了哪些復(fù)雜的業(yè)務(wù)流程問題。而對于大多數(shù)案例而言，為解決簡單工作流程問題部署自動化軟件的成本顯然是不經(jīng)濟(jì)的。這里遵循一條簡單的道理：走之前必須先會爬，跑之前必須先會走。

3．最后一條原因，也是”IT業(yè)的尷尬”?？偨?jīng)理對IT部門經(jīng)理工作衡量的標(biāo)準(zhǔn)就是：能夠解決復(fù)雜問題的能力。自然，IT經(jīng)理就會不遺余力地解決那些復(fù)雜的問題，他們的方案通常也就復(fù)雜而且昂貴。

　　所有這些目前都在改變。針對桌面電腦的應(yīng)用方案快速發(fā)展以及工作流解決方案的發(fā)展使解決日常工作流程問題成為可能。費(fèi)用不再昂貴，部署更為簡便。事實上，企業(yè)越來越意識到工作流的重要性，同時在部署復(fù)雜關(guān)鍵的流程自動化之前，愿意從一些簡單的流程入手積累經(jīng)驗。

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工作流基本概念: 工作流自動化和企業(yè)流程再造的區(qū)別

幾乎所有關(guān)于工作流自動化的出版專著，發(fā)布會和研討會都會提及企業(yè)流程再造，人們對于這兩者的認(rèn)同也是趨于一致。分析人士也喜歡用企業(yè)流程再造來描述工作流自動化，因為前者比簡單的解決方案有更多的發(fā)揮空間。媒體在關(guān)于工作流自動化的新聞報道上喜歡用企業(yè)流程再造這個字眼，因為銷售商更愿意表達(dá)他們的產(chǎn)品是如何改變客戶的工作方式的。除此之外，關(guān)于企業(yè)流程再造的書籍和論文也比工作流自動化的多得多。

　　對于用戶而言，必須了解這兩者之間是有差異的，并不是同一個事物。

工作流自動化純粹是軟件業(yè)提供將工作流程自動化解決方案的范疇。

企業(yè)流程再造是分析企業(yè)的業(yè)務(wù)流程，并為了某些方面提高的目標(biāo)對流程進(jìn)行修改的行為。是科學(xué)、藝術(shù)、老練的技術(shù)和敏銳的業(yè)務(wù)能力的組合。

　　任何組織都可以無須進(jìn)行企業(yè)流程再造而通過工作流自動化軟件將業(yè)務(wù)流程自動化。同樣，他們也無須通過工作流自動化而進(jìn)行企業(yè)流程再造。當(dāng)然，企業(yè)也可以進(jìn)行流程再造并導(dǎo)入工作流自動化軟件，以使流程再造的效果更為明顯。但沒有理由認(rèn)為兩者必須相輔相成或是同一個東西。

　　這一錯誤認(rèn)識是由于工作流自動化的概念接受度較慢引起的。工作流自動化是提升企業(yè)生產(chǎn)力的解決方案（工具）。而企業(yè)流程再造的概念是改變企業(yè)現(xiàn)有工作方式，而改變往往包含了恐懼、不確定性、政策因素和反抗情緒。當(dāng)工作流自動化被或明確或暗示地等同于企業(yè)流程再造的時候，這些恐懼、不確定性、政策因素和反抗情緒阻礙了概念的傳播。

　　有趣的是，當(dāng)在企業(yè)中成功地示范了工作流自動化的好處后，再進(jìn)行企業(yè)流程再造將會簡單地多。

我也簡單用自己的說法說下：

1、工作流是工作中流程的抽象：它將流程抽象為環(huán)節(jié)、路由兩大板塊，內(nèi)部細(xì)分有起始環(huán)節(jié)、結(jié)束環(huán)節(jié)、中間環(huán)節(jié)；路由包含了對業(yè)務(wù)過程的動態(tài)操作規(guī)則的描述，如動態(tài)選擇路由和靜態(tài)選擇路由，分發(fā)、合并等等；它將工作中的業(yè)務(wù)運(yùn)行過程進(jìn)行抽象為一種流程的定義模型，內(nèi)部包含了一組數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，這就是定義數(shù)據(jù)，它一般由一個自定義工具來完成繪制，存儲為所需要的配置數(shù)據(jù)；運(yùn)行時根據(jù)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和配置數(shù)據(jù)一起決定當(dāng)前的處理動作，并根據(jù)處理結(jié)果選擇路由選擇到對應(yīng)的下一個環(huán)節(jié)，直到有結(jié)束環(huán)節(jié)；對于子流程和流程合并就不多提了。

2、工作流用來干什么？它提高工作效率、提高流程的靈活性、以及開發(fā)速度、減少BUG；工作流因為是對流程的進(jìn)一步抽象，很多工廠內(nèi)部的各類業(yè)務(wù)流程千奇百怪，如果每條都要去硬編碼if else走流程，會消耗大量人力物力，而工作流只需要將第一個流程跑得比較順，后面幾乎就是繪圖；提高靈活體現(xiàn)在可以在一定原則上隨時跟新流程，而且是通過圖形界面，這樣在上線前可以給客戶多次確認(rèn)流程問題后再上線，而不需要修改程序；開發(fā)速度主要是如果一個較為完善的工作流，第一個程序調(diào)試通過后，后面幾乎不用編寫代碼了，或者非常少去編寫一些非常個性化的代碼；減少BUG是因為大部分代碼都是共享的，要改只改一處，整個系統(tǒng)同類型的BUG被鎖定在一兩個地方而不是每個地方都會有一樣的BUG，從頭改到尾。

3、對于企業(yè)級內(nèi)部應(yīng)用開發(fā)是必備的東西，若沒有它，可以說軟件開發(fā)和維護(hù)代價非常高，尤其對于一些業(yè)務(wù)經(jīng)常發(fā)生變化的企業(yè)，這在國內(nèi)提前的非常明顯，因為國內(nèi)大部分企業(yè)都是管理非?；靵y的狀態(tài)，而且隨時都修改政策，沒有規(guī)范化的道路，如一個企業(yè)內(nèi)部對于同一類業(yè)務(wù)可能按照地區(qū)和部門要求用不同的流程來控制，此時在需求分析是就應(yīng)該知道，應(yīng)當(dāng)在工作流程模板級別建立地區(qū)和部分維度進(jìn)行控制，或者在環(huán)節(jié)級別控制，這個相對要混亂一點。

4、工作流其實說白了只是一個概念，實現(xiàn)它價值的是工作流引擎，工作流沒有完全適應(yīng)每個企業(yè)的，都有一些擴(kuò)展性的要求，這些擴(kuò)展性的要求決定了數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)搭建的大致方式，工作流引擎基于配置數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)驅(qū)動運(yùn)行；而配置數(shù)據(jù)的定義時通過工作流定義工具去完成的